Six tactiques pour maximiser la fonction achat – La fonction d’acheteur – consistance et présentation fidèle

Procurement

 

31 décembre 2015

Barry Olson

Voici le cinquième d’une série d’articles conçue pour aider les entrepreneurs en électricité à profiter au maximum de leur pouvoir d’achat et augmenter la profitabilité de leur entreprise. Que vous soyez dans l’équipe des acquisitions ou gestionnaire de projets et que êtes responsable de l’achat du matériel. La première tactique référait aux économies d’échelles, la deuxième touchait la valorisation des stocks. La troisième faisait réfléchir sur le temps qui court toujours sur les sites de travail. Le quatrième portait sur les techniques de vente. Si on prend du temps pour réfléchir à notre entreprise, nous voyons que nous gardons nos connaissances à jour sur les changements au Code électrique, la gestion de l’entreprise, mais l’auteur insistait alors pour parler de l’importance des ventes et en décrivait les 5 grands principes : réciprocité, régularité, comparaison avec les autres, relations personnelles et rareté. Cette semaine, il nous parle de la fonction achats et comment l’entrepreneur électrique peut maximiser sa puissance d’achat et sa profitabilité. 

Pour réussir dans vos fonctions d’achat, vous devez décider ce qui constitue le succès. Si pour vous le succès est mesuré par le nombre de contrats au plus bas prix, une stratégie orientée sur le coût net le plus bas devrait fonctionner pour vous. Si vous évaluez le succès sur des contrats spécifiques et du travail de niche, alors une stratégie à long terme impliquant des partenariats avec des fournisseurs doit être envisagée. La différence entre ces deux stratégies est d’abord une question de temps parce que bien sûr, établir des partenariats avec des fournisseurs ne se fait pas en une seule journée, mais les deux stratégies peuvent avoir leur place dans votre entreprise. 

Le secret pour que l’une de ces stratégies ou les deux stratégies fonctionnent est la consistance et la présentation fidèle. Les fournisseurs vont travailler avec la stratégie que vous choisissez, mais pour maximiser vos efforts, vous devez être clairs sur les règles. Établir des règles et les respecter clarifient vos intentions et les attentes et donnera à vos fournisseurs la possibilité de vous offrir ce qu’ils peuvent de mieux. Dans le scénario du coût net le plus bas, informez vos fournisseurs que votre décision sera établie uniquement sur le prix. Informez-les également que vous réviserez toutes les factures de matériel pour vous assurer que les prix reflètent bien ceux du marché. Dans le cas du scénario avec partenariat, dites aux fournisseurs que vous maintiendrez votre engagement avec eux aussi longtemps que les prix resteront compétitifs. Si vous trouvez ailleurs un prix plus bas, informez-en votre fournisseur. Donner le premier droit de refus à votre partenaire est nécessaire pour démontrer vos intentions et vous offre également la possibilité de mettre fin à un partenariat avec élégance sur un projet particulier. 

Si vous choisissez la stratégie du prix le plus bas, soyez certain que vos fournisseurs savent que le prix pour ce projet sera leur seule chance d’obtenir le contrat. N’offrez pas le contrat à deux fournisseurs différents pour obtenir un meilleur prix. Cette pratique ne vous aide pas à obtenir le meilleur prix du fournisseur parce qu’il voit qu’il s’agit d’un va-et-vient auquel il pourrait ne pas vouloir participer. 

Si votre stratégie est celle du partenariat avec les fournisseurs, restez avec eux lorsque votre choix est fait. Ne pas respecter un engagement seulement parce que vous pensez obtenir un prix potentiellement plus bas brisera le lien de confiance. Ceci ne signifie pas que vous devez ignorer une offre à un prix inférieur, mais vous devez alors en informer votre fournisseur et lui dire que ses prix ne sont peut-être pas compétitifs. Parfois le fournisseur peut être capable d’offrir le même prix, mais pour être équitable, vous devez leur donner le premier droit de refus. 

Chaque entrepreneur a un modèle d’approvisionnement différent. Peu importe votre modèle, qu’il soit centralisé ou non, ou encore un mélange des deux, vous l’avez adopté probablement parce qu’il est celui qui vous convient le mieux. Inutile de le changer sauf s’il ne fonctionne pas bien ou vous donne des résultats inconsistants. La clé pour maximiser vos dépenses peu importe le modèle de ravitaillement en place est de vous assurer d’avoir un processus consistant et pouvant être répété. Vous n’avez pas à choisir entre le modèle du plus bas coût par projet ou le modèle de partenariat comme philosophie globale, seulement définir l’approche pour un projet donné et la respecter. 

Un des problèmes que j’ai souvent rencontrés est de voir une équipe de soumissionnaires établir des partenariats avec des fournisseurs pendant le processus de l’appel d’offres et après avoir gagné un projet, l’équipe responsable des achats décide d’adopter l’approche du plus bas coût net. Cette pratique amène non seulement de la confusion et crée des désaccords avec vos fournisseurs, mais leur donne également des raisons pour cesser d’appuyer votre équipe de soumissionnaires pour obtenir un prix compétitif. Nous savons tous que l’étape de l’estimation est primordiale pour décrocher un contrat, il ne faut pas saboter cette fonction. 

Comprendre comment mieux travailler avec ses clients est l’un des plus grands défis qu’un fournisseur puisse avoir. En développant une pratique consistante et claire au moment de l’approvisionnement, vous les aidez à bien choisir la stratégie pour mieux vous aider. Les fournisseurs savent qu’ils ne recevront pas toutes vos commandes, ils veulent seulement être traités de façon équitable et ont confiance que leur travail sera récompensé à la fin. Soyez clair dès le début au sujet de vos attentes pour un projet précis et respectez vos engagements si vous gagnez le contrat. Vous créez ainsi un environnement favorisant la mise en place de prix compétitifs consistants qui pourraient vous aider à gagner d’autres contrats. 

 

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