Le guide ultime du suivi de projet pour votre entreprise électrique
11-mars-2022
Les bons outils de surveillance et de rapport sur les performances de l’entreprise sont essentiels pour tout propriétaire d’entreprise qui souhaite mesurer la santé et le succès de son entreprise. Cependant, les outils de suivi de projet et de création de rapports sont encore plus importants pour les propriétaires d’entreprises électriques.
Entre les tâches quotidiennes, les travaux de maintenance et les projets plus longs, les propriétaires d’entreprises électriques ont besoin d’outils de reporting précis et à jour qui mesurent les mesures les plus importantes pour chaque type de travail qu’ils effectuent.
Ces mesures forment une image globale de la santé de l’entreprise qui guide la prise de décision au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise.
Comme de nombreuses entreprises d’électricité, vous pouvez utiliser un stylo et du papier à l’ancienne ou des feuilles de calcul pour les rapports. Bien que ces méthodes puissent vous aider, elles peuvent être fastidieuses et chronophages.
Il est également beaucoup trop facile de commettre des erreurs manuelles et des fautes, ce qui entraîne une saisie de données inexacte et une image inexacte des véritables performances de l’entreprise.
Sans une image précise des performances de votre entreprise d’électricité, vous ne pouvez pas prendre de décisions fondées sur des données sur la manière de vous améliorer dans divers domaines de votre entreprise.
Cela pourrait vous laisser planifier les prochaines étapes pour votre entreprise sur la base d’une supposition éclairée, au mieux, plutôt que sur des faits.
Il est également crucial que vous rassembliez toutes ces données à partir d’une solution logicielle électrique de bout en bout.
Même si vous travaillez déjà avec d’autres outils ou logiciels de reporting en dehors des feuilles de calcul, lier des données provenant de plusieurs sources disparates peut être difficile. Sans ce lien, vous n’obtiendrez pas une image complète des performances de l’entreprise.
Voici nos cinq meilleurs outils de reporting pour votre entreprise et les rapports les plus importants pour vous aider à gérer des opérations commerciales efficaces et à augmenter vos flux de trésorerie, notamment :
– Rapports financiers
– Rapports d’effectifs
– Rapports de projet
– Rapports de gestion des stocks
– Rapports du service client
Comment choisir les meilleurs outils de suivi de projet et de création de rapports pour votre entreprise d’électricité ?
Les meilleurs outils de surveillance et de création de rapports sur les performances commerciales pour les entreprises de services sur le terrain mesurent plusieurs aspects dans divers domaines de votre entreprise, le tout à partir d’un emplacement central.
S’ils doivent sans aucun doute rapporter des informations financières, les meilleurs outils de suivi et de rapport sur les performances de l’entreprise rendent également compte de vos effectifs et peuvent même suivre l’avancement du projet.
C’est là que le logiciel de gestion de service sur le terrain peut vous aider !
Le logiciel de gestion de service sur le terrain comprend plusieurs types de rapports que vous pouvez exécuter et utiliser pour de nombreux domaines différents de votre activité électrique.
Plus important encore, une solution de gestion des services sur le terrain rassemble toutes vos données en un seul endroit.
Cela crée une source unique de vérité pour toutes vos données de travail, de projet et de client.
Lorsque vous disposez d’une source unique de vérité pour vos données, vous savez que vos données reflètent véritablement votre entreprise telle qu’elle est, sans aucune information manquante.
Cette transparence vous aide à prendre des décisions plus éclairées pour aider votre entreprise à se développer.
Ensuite, nous passerons en revue chacun des domaines clés de votre entreprise sur lesquels vous devriez régulièrement faire rapport et pourquoi ils sont cruciaux pour mesurer le succès.
Quels sont les types de rapports les plus importants pour les entreprises électriques ?
Rapports financiers
Ces rapports vous aident à mesurer la santé financière de votre entreprise.
Par exemple, vous pouvez exécuter des rapports pour gérer vos pertes et profits, vos factures de vente, vos revenus mensuels et vos comptes clients.
Ces rapports peuvent également vous dire si votre estimation et vos coûts de travail sont corrects et ventiler les profits et les pertes de chaque travail.
L’exécution de rapports financiers réguliers est une excellente base pour de meilleurs rapports d’activité dans l’ensemble.
Les rapports financiers offrent une visibilité complète sur vos chiffres réels, leur exactitude et leur comparaison avec vos estimations sur les travaux et les projets.
Ils vous permettent également de repérer les écarts, ainsi que les tendances de vos profits et pertes. Ils peuvent même vous aider à identifier pourquoi vous avez perdu de l’argent sur un travail particulier.
En conséquence, vous pouvez apporter toutes les modifications pertinentes pour les travaux futurs.
Par exemple, le rapport sur les profits/pertes dans simPRO peut vous montrer le profit et la perte nets et la marge nette pour tous les travaux dans une plage de dates spécifiée afin que vous réfléchissiez et apportiez les modifications nécessaires pour les nouveaux travaux
Rapports de main-d’œuvre
Saviez-vous que vous pouvez collecter des données pour mesurer la productivité globale de votre personnel plutôt que de deviner en fonction de ce que vos employés vous disent ?
Les rapports sur la main-d’œuvre vous permettent de recueillir des données sur l’activité du personnel de terrain, les tâches terminées et les coûts de travail par employé. Ils peuvent également vous donner une visibilité sur le nombre total d’heures travaillées et les heures facturables.
Ce type de rapport est un outil essentiel pour la gestion des ressources. Il peut vous aider à repérer les employés qui terminent le travail rapidement et efficacement et à identifier les employés qui ne travaillent pas selon vos normes.
Ces informations peuvent vous aider à affecter le bon technicien de terrain au bon travail et à garantir que votre personnel de terrain continue de livrer le travail à temps et comme promis à vos clients.
Vous pouvez également utiliser les rapports sur la main-d’œuvre pour vous assurer que vous allouez correctement du temps pour chaque tâche en fonction du nombre d’employés disponibles à un moment donné.
Mesurez le rendement de votre équipe avec le rapport sur la main-d’œuvre et la productivité dans le simPRO. Vous pouvez suivre les heures de travail des employés et des sous-traitants de votre entreprise, ce qui est particulièrement utile pour votre ou vos responsables de service ou votre responsable du personnel et les RH.
Ils peuvent utiliser ce rapport pour récupérer tous les horaires des employés dans une plage de dates spécifique et rapprocher les heures sur les devis, les travaux et les prospects.
Mieux encore, ce rapport affiche la productivité de chaque employé sous forme de pourcentage.
Cela vous permet de numériser facilement le rapport et de repérer rapidement le personnel sous-performant afin que vous puissiez vous adapter pour augmenter la productivité.
Rapports de projet
Les projets en plusieurs phases sont plus compliqués que vos tâches quotidiennes.
Ils impliquent souvent plus de personnel et plus de ressources et tournent rapidement mal si vous perdez la trace des progrès.
Les rapports de projet suivent l’avancement des travaux et le coût à réaliser à chaque étape du projet. Cela garantit que vous respectez les délais et que vous fournissez des services dans les délais et dans les limites du budget.
Ces rapports vous aident également à offrir la meilleure expérience client et à gérer efficacement vos ressources. Ils vous donnent une image complète de tous vos travaux en cours et des coûts associés à chaque phase.
simPRO propose un rapport Job WIP (travail en cours). Ce rapport indique vos coûts (ressources et matériaux), ce que vous avez déjà facturé et ce qu’il vous reste à facturer.
Vous pouvez rapidement repérer les factures impayées, gérer votre trésorerie, repérer les tendances et réagir rapidement pour faire avancer les projets au rythme.
Rapports de gestion de l’inventaire
Utilisez les rapports de gestion des stocks pour surveiller les niveaux de stock et leur valeur.
Ces rapports vous aident également à suivre l’inventaire de votre entrepôt à vos véhicules d’expédition et au chantier.
Vous pouvez vous assurer que vous avez toujours les bons outils pour le bon travail puisque votre rapport de gestion des stocks montre votre inventaire physique et les articles en commande.
Les rapports de gestion des stocks vous indiquent également la valeur totale de votre stock, ce qui permet d’établir avec précision le coût des travaux.
Plus importants encore, ces rapports indiquent l’emplacement de tout votre inventaire !
Le rapport sur la valeur des stocks de simPRO affiche tout votre inventaire et la valeur de vos matériaux. Il peut même vous montrer la valeur des matériaux affectés aux travaux même si ces travaux ne sont pas entièrement facturés, ce qui est particulièrement utile lorsque vous devez faire le point sur votre inventaire à la fin d’une période financière.
Rapports de service à la clientèle
Comment pouvez-vous vous assurer que vous offrez le meilleur service client à vos clients.
Au lieu de deviner en fonction de ce que vos clients vous disent, utilisez les rapports du service client pour surveiller le temps de réponse des travaux et suivre les enregistrements des clients et les interactions avec votre personnel.
Vous pouvez également utiliser les rapports pour identifier les clients qui vous rapportent le plus d’affaires.
Lorsque vous pouvez suivre toutes les interactions avec les clients, vous éliminez les problèmes de communication qui peuvent les frustrer ainsi que votre équipe.
Vous vous assurez également que tous les membres de votre équipe accèdent aux informations les plus précises et les plus à jour sur chaque client et leurs travaux associés.
Cela donne à votre équipe plus de contexte et des informations détaillées à chaque fois qu’elle communique avec les clients.
Les clients satisfaits deviennent des clients fidèles et, par conséquent, une source de revenus fiable.
simPRO propose deux types de rapports de service client :
Le rapport des notes client affiche les notes associées aux clients et est utile pour le service client ou les gestionnaires de compte pour suivre la correspondance client et maintenir un excellent service client.
Vous pouvez également utiliser le rapport de classement des clients pour voir lesquels de vos clients génèrent le plus d’affaires, avec des clients classés par chiffre d’affaires, bénéfice, marge ou valeur moyenne de la facture, etc. dans une plage de dates spécifiée.
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