Intégration virtuelle : comment faire en sorte que votre nouvel employé se sente inclus

Michelle Branigan

Nous savons tous que dans le travail comme dans la vie, les premières impressions sont importantes. Comme le dit le proverbe, vous n’avez pas une seconde chance de faire une première impression.

La première impression qu’un employé a de son nouveau lieu de travail est un moment critique pour le préparer à la réussite. De même, les premières impressions des employés actuels sur un nouveau collègue peuvent influencer la manière dont ils travailleront ensemble.

Comme la majorité d’entre nous travaillons toujours à distance en raison de la pandémie, nous devons faire très attention au processus d’intégration et réfléchir à la manière dont nous facilitons les connexions avec le nouvel employé et le reste de son équipe. Ici, à EHRC, nous avons accueilli quatre nouveaux employés de manière virtuelle l’an dernier et avons dû adapter certaines de nos routines habituelles en conséquence. Une forte culture d’équipe a toujours fait partie du milieu de travail de EHRC.

Voici quelques notions à garder à l’esprit lors du processus d’intégration virtuelle.

• Planifiez des réunions individuelles. Si vous offrez généralement à la nouvelle personne une visite personnalisée du bureau et que vous la présentez à ses collègues, envisagez de faire de même dans un format virtuel. Demandez à chaque membre de votre équipe de contacter la nouvelle personne au cours de la première semaine pour une discussion informelle et leur permettre de mieux se connaître.
• Attribuez un accompagnateur. Se familiariser avec un espace de travail virtuel peut prendre un certain temps, et poser plusieurs questions par e-mail ou sur une plate-forme de messagerie instantanée peut être gênant. Essayez de faire appel à un membre de votre équipe comme personne-ressource pour toutes les questions logistiques des nouveaux employés pendant qu’ils s’installent au cours du premier mois.
• Ajustez le rythme d’intégration pour chaque embauche. Apprenez à connaître le contexte de travail du nouvel employé à la maison, s’il doit s’occuper d’enfants ou vivre avec des colocataires dans un appartement partagé. L’intégration peut s’avérer un processus écrasant, donc faire preuve d’empathie envers le contexte de la nouvelle recrue peut créer un climat de soutien et créer de bonnes bases.
• Créez une liste de contrôle d’intégration pour les gestionnaires. Lorsque vous travaillez à distance, les processus réguliers peuvent parfois être laissés de côté. Élaborez à l’avance une liste de tous ces éléments et documentez les changements ou améliorations qui surviennent en cours de route.
• Assurez-vous de communiquer tous les avantages ou allocations pour le travail des dépenses à domicile. Les nouveaux employés peuvent hésiter à poser des questions sur les indemnités pour l’équipement, donc si votre entreprise offre un remboursement pour les frais de travail à domicile, faites-leur savoir immédiatement.
• Enfin, n’oubliez pas de vous amuser! L’intégration d’une nouvelle recrue peut être une excellente raison pour tenir un événement social virtuel comme une pause-café en groupe ou des événements plus structurés comme un jeu-questionnaire en ligne ou une chasse au trésor. Des activités comme celles-ci donnent aux nouveaux employés une idée de la façon dont tout le monde travaille ensemble et les aident à se sentir moins isolés, surtout si votre équipe travaille ensemble depuis un certain temps.

L’intégration d’un nouvel employé en mode virtuel, bien qu’une expérience différente de celle à laquelle la plupart d’entre nous sommes habitués, ne signifie pas que le nouvel employé ne se sentira pas accueilli et accepté par ses collègues. Penser à l’intégration virtuelle du point de vue du nouvel employé est une bonne façon de commencer (par exemple, demandez-vous: « Qu’est-ce que je voudrais / aurais-je besoin pour me sentir à l’aise dans un tout nouvel environnement de travail à distance? ») 

Dans l’ensemble, garder une approche flexible et communiquer clairement à propos des attentes peut préparer chacun à une relation de travail constructive, que ce soit à distance ou en personne.